Документы

Положение об использовании в Федеральном государственном бюджетном учреждении науки Математическом институте им. В.А. Стеклова Российской академии наук простой электронной подписи для внутреннего электронного документооборота

утверждено приказом МИАН от 28.12.2023 № 7-Н

Общие положения
1. Настоящее Положение об использовании в Федеральном государственном бюджетном учреждении науки Математическом институте им. В.А. Стеклова Российской академии наук простой электронной подписи для внутреннего электронного документооборота определяет порядок и условия работы работников МИАН с электронными документами в информационной системе МИАН (далее – ИС), непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, посредством применения простой электронной подписи (далее – ПЭП).
2. Участниками электронного взаимодействия на условиях, определенных настоящим Положением, являются работники МИАН, подписавшие уведомление о признании равнозначности своей простой электронной подписи собственноручной подписи на бумажном носителе. Форма уведомления является Приложением № 1 к настоящему Положению.
  К указанным работникам относятся работники, в чьи обязанности входит подписание электронных документов в соответствии законодательством Российской Федерации.
3. Реализация определенных настоящим Положением условий применения ПЭП обеспечивает придание юридической силы внутренним электронным документам МИАН в ИС, требующим личной подписи работника, и операциям с ними.
4. Наличие ПЭП обеспечивает внутренним электронным документам в ИС:
  - подлинность – подтверждение авторства документа;
  - целостность – документ не может быть изменен после подписания;
  - не отрицание авторства (неотрекаемость) – автор не может отказаться от своей подписи.
5. Для подписания электронных документов в ИС используется ПЭП – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации, документу в электронном виде) или иным образом связанная с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
6. В качестве публичной части ключа ПЭП используется уникальное имя пользователя, применяемое для авторизации пользователя в ИС. В качестве конфиденциальной части ключа ПЭП используется пароль к учетной записи.
7. Изготовление (генерацию), выдачу и регистрацию в ИС указанных в п. 1.6 настоящего Положения имен пользователей и паролей осуществляет работник бухгалтерии МИАН, ответственный за техническую поддержку ИС (далее – Ответственный за техническую поддержку ИС МИАН).
8. Пароль может быть изменен его владельцем в любой момент после авторизации в ИС. Рекомендуется изменять пароль не реже одного раза в три месяца. Для снижения риска подбора пароля и несанкционированного использования другим лицом ключа электронной подписи рекомендуется не задавать пароли, использованные ранее.
Термины и определения
1. владелец ПЭП – работник МИАН, подписавший уведомление о признании равнозначности своей простой электронной подписи собственноручной подписи на бумажном носителе и использующий имя пользователя и пароль для авторизации в ИС;
2. внутренний электронный документ (далее – Документ) – документ, созданный в ИС в электронной форме и подписанный электронной подписью работника (электронными подписями работников) МИАН. Перечень таких документов является Приложением № 2 к настоящему Положению;
3. ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для подтверждения с использованием средств ИС подлинности ПЭП в Документе;
4. реестр выданных ключей электронной подписи – хранящийся в ИС список уникальных последовательностей символов, содержащихся в выданных пользователям именах учетных записей и паролях;
5. реестр отозванных ключей электронной подписи – хранящийся в ИС список пользователей ИС, у которых ключи электронной подписи к моменту обращения к данному реестру были отмечены как недействительные;
6. простая электронная подпись – информация в электронной форме в ИС, возникающая в момент выполнения владельцем ПЭП команды подписания Документа в интерфейсе ИС, подтверждающая подлинность Документа и/или факт ознакомления владельца ПЭП с Документом, которая взаимно однозначно связывается с Документом и владельцем подписи;
7. штамп ПЭП – визуальная отметка об электронной подписи, включающая реквизиты ПЭП, которая автоматически создается средствами ИС при открытии (визуализации) документа, подписанного ПЭП, в интерфейсе ИС; время формирования ПЭП отображается в штампе по часовому поясу пользователя ИС;
8. обработка Документа – действия пользователя ИС с Документом средствами ИС, включая, но не ограничиваясь: создание, проверка, подписание ПЭП, информирование другого пользователя ИС о Документе, подтверждение получения, ознакомление, создание копии на бумажном носителе, отклонение, удаление.
Обеспечение юридической силы внутренних электронных документов
1. Жизненный цикл Документа в ИС включает создание и прочие действия по его обработке, отражение в учете, а также хранение в ИС. ИС обеспечивает регистрацию действий пользователей с Документом (логирование) в течение жизненного цикла.
2. Все владельцы ПЭП признают равнозначность своей ПЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
3. Создание ПЭП в ИС инициируется соответствующим действием владельца ПЭП, т.е. не выполняется автоматически или незаметно для владельца.
4. Полномочия владельца ПЭП, подписавшего Документ, подтверждаются в момент подписания Документа в ИС автоматически по положительному результату следующих проверок:
  - соответствующий пользователь авторизован в ИС;
  - соответствующий ключ электронной подписи включен в реестр выданных ключей электронной подписи;
  - соответствующий ключ электронной подписи отсутствует в реестре отозванных ключей электронной подписи.
5. Время формирования электронной подписи фиксируется средствами ИС.
6. Документы, подписанные ПЭП, признаются в МИАН равными по юридической силе документам на бумажных носителях, заверенным собственноручной подписью.
7. Пользователи ИС признают, что визуализация штампа ПЭП при демонстрации Документа в интерфейсе ИС, выполненная средствами ИС, является неоспоримым подтверждением факта подписания Документа соответствующим владельцем ПЭП (подлинность и неотрекаемость).
8. Хранение Документов осуществляется путем записи сведений о Документах в архиве электронных документов, который является частью ИС.
9. МИАН обеспечивает техническими и организационными мерами защиту от несанкционированного доступа и преднамеренного уничтожения и/или искажения сведений о Документах в архиве электронных документов ИС, а также гарантирует подтверждение авторства Документа, подписанного ПЭП автора, в том числе путем утверждения поименного ограниченного списка лиц, имеющих расширенные (административные) права доступа к архиву электронных документов ИС.
10. Документы хранятся в ИС в том формате, в котором они были созданы. Срок хранения Документов и сведений о Документах составляет 5 (пять) лет.
11. Копия электронного документа может быть изготовлена (распечатана) на бумажном носителе средствами ИС и заверена собственноручной подписью владельца ПЭП либо главного бухгалтера МИАН (лица, его заменяющего). Копия электронного документа на бумажном носителе должна содержать визуализацию штампа (штампов) ПЭП, подтверждающую, что оригинал Документа подписан ПЭП. Аутентичность электронного документа и его копии на бумажном носителе обеспечивается средствами ИС.
Права, обязанности и ответственность владельца ПЭП
1. Владелец ПЭП имеет право:
  - обращаться к Ответственному за организационную поддержку ИС МИАН для аннулирования (отзыва), приостановки (возобновления) действия принадлежащего ему ключа электронной подписи;
  - в случае необходимости замены, восстановления ключа электронной подписи обратиться к Ответственному за организационную поддержку ИС МИАН с соответствующей просьбой и получить новый ключ электронной подписи.
2. Владелец ПЭП обязан:
  - вести работу с внутренними электронными документами в ИС в соответствии настоящим Положением;
  - принимать все возможные меры для предотвращения несанкционированного использования своего ключа электронной подписи;
  - не передавать ключ электронной подписи другим лицам;
  - при компрометации своего ключа электронной подписи незамедлительно обратиться к Ответственному за организационную поддержку ИС МИАН для приостановки действия принадлежащего ему ключа электронной подписи.
3. Владелец ПЭП несет личную ответственность за сохранность своего ключа электронной подписи и его защиту от несанкционированного использования.
Технология применения средств ПЭП в ИС
1. Для применения ПЭП в ИС владельцу ПЭП необходимо авторизоваться в ИС с использованием публичной и конфиденциальной частей ключа ПЭП (имя пользователя и пароль). Подписание Документа выполняется путем нажатия на кнопку «Подписать» в интерфейсе ИС.
2. Информация обо всех выданных пользователю ключах электронной подписи, датах получения и прекращения их действия (изъятия) хранится в ИС постоянно.
3. При прекращении выполнения работником МИАН должностных обязанностей по обработке Документов с использованием ПЭП или при увольнении работника его ключ вносится в реестр отозванных ключей электронной подписи Ответственным за техническую поддержку ИС МИАН. С момента внесения ключа в реестр отозванных ключей электронной подписи все последующие Документы, подписанные этой ПЭП, не считаются подписанными надлежащим образом, т.е. подписью, равнозначной собственноручной.

Приложение № 2
к Положению об использовании
в Федеральном государственном бюджетном
учреждении науки Математическом институте
им. В.А. Стеклова Российской академии наук
простой электронной подписи для внутреннего
электронного документооборота

Перечень внутренних электронных документов Федерального государственного
бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова
Российской академии наук

решение о командировании на территории Российской Федерации;
решение о командировании на территорию иностранного государства;
изменение решения о командировании на территории Российской Федерации;
изменение решения о командировании на территорию иностранного государства;
заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема;
заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо;
отчет о расходах подотчетного лица;
акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств;
акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование;
акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей
акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств);
акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря;
требование-накладная;
ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения;
акт о списании материальных запасов;
решение о проведении инвентаризации;
изменение решения о проведении инвентаризации;
решение о признании объектов нефинансовых активов;
решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов;
решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы;
решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам;
решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета;
решение о восстановлении кредиторской задолженности;
акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам;
акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств;
акт о результатах инвентаризации;
журнал операций по забалансовому счету;
карточка учета имущества в личном пользовании;
иные документы и регистры в соответствии с Учетной политикой для целей бухгалтерского учета Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук.