Документы

ПОЛОЖЕНИЕ об обработке и защите персональных данных работников Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук (МИАН)

утверждено приказом МИАН от 01.04.2021 № 4-Н (в ред. приказов от 01.12.2021 № 15-Н)

Общие положения
1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук (далее - МИАН, Институт). Под работниками подразумеваются лица, имеющие трудовые отношения с МИАН.
  Действие настоящего Положения также распространяется на персональные данные аспирантов, экстернов, соискателей, физических лиц, оказывающих МИАН услуги по договорам гражданско-правового характера, иных физических лиц, в отношении которых МИАН обязан выполнять требования законодательства Российской Федерации о персональных данных.
2. Цель настоящего Положения - защита персональных данных физических лиц, перечисленных в п. 1.1 настоящего Положения (далее – субъекты персональных данных МИАН), от несанкционированного доступа и разглашения.
3. Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иные нормативные правовые акты Российской Федерации.
4. Обработка персональных данных работников в соответствии с настоящим Положением осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия физическим лицам в трудоустройстве, получении образования, реализации их прав путем участия в гражданско-правовых и иных отношениях, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Основные понятия. Состав персональных данных работников
1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
  - работник – физическое лицо, вступающее в трудовые отношения с работодателем;
  - работодатель – Федеральное государственное бюджетное учреждение науки Математический институт им. В.А. Стеклова Российской академии наук (МИАН).
  - персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
  - персональные данные работника – информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и содержащаяся в документах, предъявляемых работником при заключении трудового договора, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  - обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу, в том числе трансграничную (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
  - распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
  - блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
  - уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
  - обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
2. Состав персональных данных работника:
  - анкета;
  - автобиография;
  - сведения об образовании;
  - сведения о трудовом и общем стаже;
  - сведения о предыдущем месте работы;
  - сведения о составе семьи;
  - паспортные данные;
  - сведения о воинском учете;
  - сведения о заработной плате сотрудника;
  - сведения о социальных льготах;
  - специальность;
  - занимаемая должность;
  - размер заработной платы;
  - наличие судимостей;
  - адрес места жительства;
  - домашний телефон;
  - содержание трудового договора;
  - содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
  - подлинники и копии приказов по личному составу;
  - личные дела, трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности сотрудников;
  - основания к приказам по личному составу;
  - дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;
  - копии отчетов, направляемые в органы статистики;
  - результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
  - фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
  - рекомендации, характеристики;
  - принадлежность лица к конкретной нации, этнической группе, расе;
  - привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
  - семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  - религиозные и политические убеждения (принадлежность к религиозной конфессии, членство в политической партии, участие в общественных объединениях, в том числе в профсоюзе и др.);
  - финансовое положение (доходы, долги, владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.);
  - деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  - прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.
  Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют физическое лицо как сторону трудового договора.
3. Состав персональных данных иных субъектов персональных данных МИАН, кроме работников МИАН, определяется целями, в соответствии с которыми субъект персональных данных вступает в отношения с МИАН.
4. Документы и сведения, перечисленные в п. 2.2 – 2.3 настоящего Положения, являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.
Получение, обработка и хранение персональных данных работников
1. Источником информации о персональных данных является непосредственно субъект персональных данных МИАН. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть заранее в письменной форме уведомлен об этом и от него должно быть получено письменное согласие (Приложение № 1 к настоящему Положению). МИАН обязан сообщить субъекту персональных данных о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа физического лица дать письменное согласие на их получение.
2. Субъект персональных данных представляет МИАН достоверные сведения о себе. МИАН проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные субъектом персональных данных, с имеющимися у последнего документами.
  Представление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
3. Обработка персональных данных возможна только с письменного согласия субъекта персональных данных (форма согласия работника на обработку его персональных данных является Приложением № 2 к настоящему Положению; форма согласия работника на трансграничную передачу его персональных данных является Приложением № 5 к настоящему Положению; форма согласия работника на распространение его персональных данных является Приложением № 6 к настоящему Положению), за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации (в частности, согласие не требуется при наличии оснований, перечисленных в п.п. 2 – 11 ч. 1 ст. 6, п.п. 2 – 10 ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
4. Обработка персональных данных осуществляется МИАН как на бумажных носителях, так и с использованием средств автоматизации (с помощью средств вычислительной техники) путем:
  - получения оригиналов и/или копий необходимых документов;
  - внесения сведений в учетные формы на бумажных и электронных носителях);
  - формирования персональных данных в ходе кадровой работы;
  - внесения персональных данных в информационные системы.
  Обработанные персональные данные работника вместе с необходимыми подтверждающими документами на бумажных или электронных носителях передаются на хранение уполномоченному лицу – заведующему отделом кадров МИАН.
5. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел кадров МИАН.
  1. Все документы личного дела подшиваются в папку с указанием фамилии, имени, отчества работника и хранятся в отделе кадров в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа третьих лиц.
  2. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника.
  3. Трудовые книжки и документы воинского учета работников хранятся в сейфе в отделе кадров.
  4. Документы, содержащие персональные данные работника, на бумажных носителях сдаются в архив после истечения установленного срока хранения.
  5. Хранение персональных данных субъектов персональных данных МИАН, в бухгалтерии и иных структурных подразделениях МИАН, сотрудники которых имеют право доступа к персональным данным, осуществляется в порядке, исключающем к ним доступ третьих лиц.
Обязанности МИАН при обработке персональных данных
1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина МИАН и его представители при обработке персональных данных обязаны руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
2. Отказ субъекта персональных данных от своих прав на сохранение и защиту тайны о неразглашении персональных данных является ничтожным.
3. МИАН не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации МИАН вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
4. МИАН не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта персональных данных о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами.
5. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, МИАН не имеет права основываться на персональных данных, полученных исключительно электронным путем или в результате их автоматизированной обработки.
6. Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается МИАН за счет собственных средств и в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
7. МИАН должен ознакомить работников и их представителей под подпись с настоящим Положением, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников, а также с их правами и обязанностями в этой области.
8. МИАН не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции и в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.
Права и обязанности субъектов персональных данных, вступающих в
правоотношения с МИАН, в области обработки и защиты
персональных данных
1. Субъекты персональных данных МИАН, имеют право на:
  - полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
  - определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
  - требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона; при отказе МИАН исключить или исправить персональные данные субъект персональных данных имеет право заявить в письменной форме МИАН о своем несогласии с соответствующим обоснованием; персональные данные оценочного характера субъект персональных данных имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
  - требование от МИАН извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, о всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
  - обжалование в суде любых неправомерных действий или бездействия МИАН при обработке и защите персональных данных;
  - отзыв согласия на обработку персональных данных в любое время (Приложение № 3 к настоящему Положению).
2. Субъекты персональных данных МИАН обязаны:
  - передавать МИАН комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом Российской Федерации и/или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
  - в срок, не позднее 3 рабочих дней сообщать МИАН об изменении своих персональных данных;
  - соблюдать настоящее Положение;
  - сохранять конфиденциальность полученных персональных данных.
Доступ к персональным данным
1. Внутренний доступ:
  Доступ к персональным данным субъектов персональных данных МИАН имеют сам субъект персональных данных, а также должностные лица МИАН, непосредственно использующие их в служебных целях, а именно:
  - директор;
  - главный бухгалтер и сотрудники бухгалтерии;
  - заведующий отделом кадров и сотрудники отдела;
  - заведующий аспирантурой и докторантурой;
  - начальник штаба ГО и ЧС;
  - заведующий планово-экономическим отделом и сотрудники отдела;
  - заведующий юридическим отделом и сотрудники отдела;
  - ведущий специалист по охране труда и технике безопасности;
  - ученый секретарь.
  Процедура оформления доступа к персональным данным включает в себя ознакомление указанных выше должностных лиц под подпись с настоящим Положением и истребование от них письменного обязательства о неразглашении персональных данных (Приложение № 4 к настоящему Положению).
2. Должностные лица, указанные в пункте 6.1. настоящего Положения, имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций в соответствии с должностными обязанностями указанных лиц. Все остальные работники МИАН имеют право на полную информацию только об их персональных данных и обработке этих данных.
3. Должностные лица МИАН, которые во исполнение своих должностных обязанностей получают информацию о персональных данных, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности).
4. Внешний доступ.
  МИАН вправе представлять персональные данные в следующие органы и организации:
  - налоговые инспекции;
  - правоохранительные органы;
  - органы статистики;
  - страховые агентства;
  - военкоматы;
  - органы социального страхования;
  - пенсионные фонды;
  - органы местного самоуправления.
  Иным организациям персональные данные предоставляются МИАН только на основании письменного запроса, выполненного на бланке организации с приложением копии заявления субъекта персональных данных, в отношении которого в МИАН поступил соответствующий запрос.
5. МИАН не вправе сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия соответствующего субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
6. Субъект персональных данных, о котором запрашиваются сведения, должен быть уведомлен о передаче его персональных данных третьим лицам.
7. Запрещается передача персональных данных субъекта персональных данных в коммерческих целях без его согласия.
Защита персональных данных
1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации в МИАН должны выполняться только работниками структурных подразделений МИАН, осуществляющими данную работу в соответствии со своими должностными обязанностями.
2. Ответы на письменные запросы других организаций в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке МИАН и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений субъектах персональных данных МИАН.
3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных субъектов персональных данных МИАН, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия субъекта персональных данных запрещается.
4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.
Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту
персональных данных
1. Лица, виновные в нарушении нормативных правовых актов, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, и настоящего Положения, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также могут быть привлечены к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.