Документы

Положение о мерах по недопущению составления неофициальной отчетности и использования поддельных документов в Федеральном государственном бюджетном учреждении науки Математическом институте им. В.А. Стеклова Российской академии наук

утверждено приказом МИАН от 24.10.2024 № 7-Н

Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок действий работников Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук (далее – МИАН) при возникновении сомнений в подлинности представленных документов.
2. Термины и определения:
  - «Документ» – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
  - «Электронный документ» – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
  - «Экземпляр документа» – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу;
  - «Отчетность» – совокупность количественных и качественных показателей, характеризующих деятельность МИАН за определенный период времени.
3. Отчетность составляется для получения органами государственной власти, руководством и (или) учредителем актуальных сведений о текущем положении дел либо информации по итогам деятельности (отдельным направлениям деятельности) как МИАН в целом, так и структурных подразделений.
4. Виды отчетности:
  - государственная, составляемая на основе утвержденных в установленном порядке унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  - ведомственная, составляемая на основании требований, писем, запросов о представлении информации в связи с осуществлением Министерством науки и высшего образования Российской Федерации функций и полномочий учредителя;
  - внутренняя, разработанная и утвержденная МИАН.
5. Обязательными реквизитами отчетов являются: наименование отчета (документа), наименование организации, наименование структурного подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), дата, номер документа, заголовок по тексту, подпись ответственного должностного лица, гриф утверждения (при необходимости) или резолюция (решение) директора МИАН (руководителя структурного подразделения).
6. Под недействительными документами следует понимать:
  - полностью изготовленные поддельные документы или подлинные документы, в которые внесены изменения путем подчисток, дописок, исправлений или уничтожения части текста, внесения в него дополнительных данных, проставления оттиска поддельного штампа или печати и т.п.;
  - фактически являющиеся подлинными, но содержащие сведения, не соответствующие действительности. Они сохраняют внешние признаки и реквизиты надлежащих документов (изготавливаются на официальном бланке, содержат наименования должностей и фамилии лиц, уполномоченных их подписывать), однако внесенные в него сведения (текст, цифровые данные) являются сфальсифицированными;
  - выданные с нарушением установленного порядка, то есть в результате злоупотребления должностным лицом служебным положением или совершения им халатных действий при выдаче этого документа.
Действия работников при возникновении сомнений в подлинности представленных документов
1. При проверке документов необходимо учитывать, что подлинность представленных документов устанавливается путем проверки реальности имеющихся в них подписей должностных лиц и соответствия составления документов датам отражения в них операций, информации, фактов и т.д.
2. Достоверность информации, зафиксированной в документах, проверяется изучением указанных документов и взаимосвязанных с ними документов. Законность отраженных в документах операций устанавливается путем проверки их соответствия законодательству Российской Федерации.
3. При возникновении сомнений в подлинности документа работник обязан незамедлительно сообщить об этом своему непосредственному начальнику.
4. В случае возникновения обоснованных сомнений в подлинности представленных документов и достоверности содержащейся в них информации МИАН обязан предпринять меры, направленные на устранение возникших сомнений и на получение дополнительных сведений, в том числе направить соответствующий запрос лицу, выдавшему документ.
5. В случае указания в ответе на запрос информации о том, что документ не подготавливался и не выдавался либо его содержание не соответствует действительности, директор МИАН принимает решение о направлении сообщения в правоохранительные органы о признаках совершенного правонарушения.
  Представленные в МИАН недействительные документы и (или) их копии не подлежат возврату в связи с вероятностью их выемки правоохранительными органами.