Документы

ПОЛИТИКА в отношении обработки персональных данных Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук

утверждена приказом МИАН от 26.12.2022 № 22-Н

Общие положения
1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук (далее – Политика) разработана во исполнение требований п.2 ч.1 ст.18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает МИАН (далее – Оператор).
3. Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.
4. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
  персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
  оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
  обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
  - сбор;
  - запись;
  - систематизацию;
  - накопление;
  - хранение;
  - уточнение (обновление, изменение);
  - извлечение;
  - использование;
  - передачу (распространение, предоставление, доступ);
  - обезличивание;
  - блокирование;
  - удаление;
  - уничтожение;
  автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
  распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
  предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
  блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
  уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
  обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
  информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
  трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
5. Основные права и обязанности Оператора:
  1. Оператор имеет право:
    1. самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
    2. поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;
    3. в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
  2. Оператор обязан:
    1. Организовать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
    2. Отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии требованиями Закона о персональных данных;
    3. Сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) по запросу этого органа необходимую информацию в течении 10 дней с даты получения такого запроса.
6. Основные права субъекта персональных данных. Субъект персональных данных имеет право:
  1. Получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
  2. Требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
  3. Выдвигать условие предварительного согласия при обработке персональных данных в целях продвижения на рынке товаров, работ услуг;
  4. Обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных.
7. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.
8. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Учреждения в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Цели сбора персональных данных
1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
3. Обработка персональных данных осуществляется в следующих целях:
  - обеспечение соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;
  - осуществление своей деятельности в соответствии с уставом Учреждения;
  - ведение кадрового делопроизводства:
  - содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижения по службе, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечения сохранности имущества;
  - привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора;
  - обучение в аспирантуре Оператора;
  - организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;
  - заполнение и передача в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;
  - осуществление гражданско-правовых отношений;
  - ведение бухгалтерского учета.
4. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
Правовые основания обработки персональных данных
1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
  - Конституция Российской Федерации;
  - Гражданский кодекс Российской Федерации;
  - Трудовой кодекс Российской Федерации;
  - Налоговый кодекс Российской Федерации;
  - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
  - Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
  - Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  - Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
  - иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.
2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
  - устав МИАН;
  - договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
  - согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных.
Объем и категории обрабатываемых персональных данных,
категории субъектов персональных данных
1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разделе 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
2. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
  1. Кандидаты для приема на работу к Оператору:
    - фамилия, имя, отчество;
    - пол;
    - гражданство;
    - дата и место рождения;
    - контактные данные;
    - сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
    - иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах;
  2. Работники и бывшие работники Оператора:
    - фамилия, имя, отчество;
    - пол;
    - дата и место рождения;
    - сведения, содержащиеся в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
    - адрес места жительства (регистрация, фактически);
    - ИНН;
    - данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (номер);
    - контактные данные (номера телефонов: домашний, служебный, сотовый);
    - информация о банковских счетах;
    - анкетные данные, предоставляемые при поступлении на работу или в процессе работы (в том числе – автобиографические, сведения о семейном положении, составе семьи, перемене фамилии, имени, наличие детей и иждивенцев);
    - сведения о воинском учете;
    - сведения об образовании, квалификации;
    - сведения, содержащиеся в трудовой книжке или в сведениях о трудовой деятельности, предоставляемых из информационных ресурсов Социального фонда России;
    - данные о наличии или отсутствии судимости;
    - сведения, дающие право на получение дополнительных социальных гарантий и льгот, которые дают право в соответствии с действующим законодательством;
    - данные иных документов, которые с учетом специфики работы и в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые могут быть предъявлены при заключении трудового договора или в период его действия;
    - документы о состоянии здоровья (сведения об инвалидности, о наличии хронических заболеваний, медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы у Оператора);
    - сведения о взысканиях (наказаниях).
  3. Члены семьи работников Оператора:
    - фамилия, имя, отчество;
    - степень родства;
    - год рождения;
    - иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации.
  4. Контрагенты Оператора (физические лица):
    - фамилия, имя, отчество;
    - дата и место рождения;
    - сведения, содержащиеся в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
    - адрес места жительства (регистрация, фактически);
    - контактные данные (номер телефона для связи, e-mail);
    - ИНН;
    - данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (номер);
    - реквизиты банковского счета (при заключении возмездного договора, по которому субъект персональных данных является получателем денежных средств);
    - иные персональные данные, предоставляемые контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.
  5. Представители (работники) контрагентов Оператора (юридических лиц):
    - фамилия, имя, отчество;
    - сведения, содержащиеся в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
    - контактные данные (номер телефона для связи, e-mail);
    - замещаемая должность;
    - иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.
3. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключение случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Порядок и условия обработки персональных данных.
1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3. Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
5. Обработка персональных данных осуществляется путем:
  - получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
  - получения персональных данных из общедоступных источников;
  - внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
  - использование иных способов обработки персональных данных.
6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляются отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
  Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 №18.
7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
  - определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
  - принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
  - назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделения х и информационных системах Оператора;
  - создает необходимые условия для работы с персональными данными;
  - организует учет документов, содержащих персональные данные;
  - организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
  - хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
  - организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
9. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором.
10. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уничтожение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных
данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным
данным
1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч.7 ст.14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.
  В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
  Запрос должен содержать:
  - номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  - сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
  - подпись субъекта персональных данных или его представителя.
  Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
  Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
  Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч.8 ст.14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
  В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течении семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
  - иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или получателем, по которому является субъект персональных данных;
  - Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или федеральными законами;
  - иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.