Документы

Положение о служебных командировках Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук (МИАН)

утверждено приказом МИАН от 15.05.2026 № 3-Н

Общие положения
1. Настоящее Положение о служебных командировках Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А.Стеклова Российской академии наук (МИАН) (далее – «Положение») определяет порядок организации служебных командировок на территории РФ и за ее пределами работников Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук (МИАН) (далее – «Институт»).
  Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» (с последующими изменениями и дополнениями), Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (с последующими изменениями и дополнениями), Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных и надбавок к суточным при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, федеральных органах исполнительной власти и федеральных государственных органах, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, а также о размере и порядке возмещения указанным военнослужащим дополнительных расходов при служебных командировках на территории иностранных государств» (с последующими изменениями и дополнениями), Постановлением Правительства РФ от 22.08.2020 № 1267 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, федеральных органах исполнительной власти и федеральных государственных органах, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812» (с последующими изменениями и дополнениями).
2. Настоящее положение распространяется на всех работников, состоящих с Институтом в трудовых отношениях (далее – «Работник»).
3. В случае направления Институтом дистанционного Работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности (территории) выполнения трудовой функции, на дистанционного Работника распространяется действие статей 166 ? 168 Трудового кодекса Российской Федерации (гарантии при направлении работников в служебные командировки), а также нормы настоящего Положения.
4. Служебной командировкой работника является поездка работника на основании приказа по Институту на определенный срок для выполнения служебного поручения (в том числе для участия в мероприятии, организованном Институтом, либо по приглашению третьей стороны) вне места постоянной работы как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
5. Для целей настоящего Положения местом постоянной работы считается место расположения Института: г. Москва, ул. Губкина, д. 8. Для дистанционных работников местом работы считается адрес, по которому такой Работник осуществляет трудовую деятельность в соответствии с трудовым договором.
6. При направлении Работника в служебную командировку за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой.
  Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному Институтом.
7. Направление инвалидов в служебные командировки допускается только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом указанные работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
8. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.
Принятие решения о командировании и порядок оформления служебных командировок
1. Основанием для командирования Работника могут являться: соглашения (договоры) о научном (научно-техническом) сотрудничестве между Институтом и российскими/зарубежными научными организациями, международные проекты, приглашения для участия в работе международных конференций/семинаров/симпозиумов, приглашения на обучение/научную стажировку, приглашения для научного сотрудничества и т.п.
2. Цель командировки Работника и источник финансирования (субсидии на выполнение государственного задания, гранты, договоры, предусматривающие выполнение Институтом/Работниками Института научно-исследовательских работ) определяется руководителем темы или научного коллектива/направления, указывается в заявлении Работника о направлении в служебную командировку (Приложение № 1 к настоящему Положению) и указывается в служебной записке о направлении в служебную командировку (Приложение № 2 к настоящему Положению).
  К заявлению Работника о направлении в служебную командировку прилагается приглашение принимающей стороны (с построчным переводом на русский язык, если приглашение составлено на иностранном языке). Если принимающая сторона намерена оплатить какие-либо расходы, связанные с командировкой Работника, текст приглашения должен содержать четкий перечень таких расходов.
3. Выделение Работнику денежных средств при направлении в командировку оформляется следующими документами в системе 1С БГУ (унифицированные формы первичных учетных документов):
  - решение о командировании на территорию Российской Федерации – ф. 0504512 (Приложение № 3 к настоящему Положению);
  - решение о командировании на территорию иностранного государства – ф. 0504515 (Приложение № 4 к настоящему Положению);
  - изменение решения о командировании на территорию Российской Федерации – ф. 0504513 (Приложение № 5 к настоящему Положению);
  - изменение решения о командировании на территорию иностранного государства – ф. 0504516 (Приложение № 6 к настоящему Положению);
  - отчет о расходах подотчетного лица – ф. 0504520 (Приложение № 7 к настоящему Положению).
  1. Функции по документальному оформлению решений о командировании и изменений решения о командировании возлагаются на командируемых Работников и руководителей структурных подразделений, в которых работают командируемые Работники.
  2. Решение о командировании должно содержать информацию о служебном задании, сроках командировки и пункте назначения, условия проезда и проживания. В решении о командировании производится расчет командировочных расходов.
4. Подписанное Работником заявление о направлении в служебную командировку с приложениями, перечисленными в п. 2.2. настоящего Положения, служебная записка о направлении в служебную командировку с необходимыми визами, а также оформленное Работником решение о командировании должны быть представлены в отдел кадров Института не позднее чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до дня отбытия в командировку.
  В исключительных случаях на основании соответствующей визы директора Института на служебной записке о направлении в служебную командировку (Приложение № 2 к настоящему Положению) документы, перечисленные в настоящем пункте Положения, могут быть представлены Работником в отдел кадров Института не позднее 5 (пяти) рабочих дней до дня отбытия в командировку.
5. Работник отдела кадров, получивший решение о командировании, обязан:
  - согласовать решение о командировании;
  - подготовить проект приказа о направлении в служебную командировку, передать приказ на подпись директору и после его подписания ознакомить командируемого Работника с приказом.
6. Согласование командировочных расходов осуществляется:
  - заведующим планово-экономическим отделом (в случае его отсутствия – главным бухгалтером) – в части корректного отнесения сумм по кодам сектора государственного управления и вида расходов;
  - бухгалтерией – в части проверки задолженности за командируемым Работником по предыдущим выданным денежным авансам.
7. Согласованное в порядке, определенном п.п. 2.5. – 2.6. настоящего Положения решение о командировании утверждается первым заместителем директора (в случае его отсутствия – директором/лицом, его заменяющим).
8. Не позднее, чем за три рабочих дня до начала командировки, копия приказа о направлении в командировку и утвержденное в соответствии с п. 2.7. настоящего Положения решение о командировании, направляются в бухгалтерию для перечисления денежных средств на командировочные расходы на банковскую карту командированному Работнику.
9. Выдача командируемым Работникам денежных средств на командировочные расходы осуществляется на основании решения о командировании и приказа о направлении Работника в командировку. При направлении в командировки аванс выдается в рублях.
10. В случае возникновения потребности внесения изменений в утвержденное решение командируемый Работник оформляет в системе 1С БГУ изменение решения о командировании на территории Российской Федерации (Приложение № 5 к настоящему Положению) / изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (Приложение № 6 к настоящему Положению).
11. Не допускается направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах по предыдущей командировке, за исключением случаев, когда такое направление в командировку и выдача аванса осуществляется с письменного разрешения или с ведома работодателя.
  На основании приказов МИАН, изданных в отношении отдельных работников, для таких работников может формироваться график их командирования в соответствующем году.
Срок и режим командировки
1. Срок командировки определяется на основании соответствующего приказа по Институту с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения, но не может превышать 60 (шестьдесят) календарных дней.
2. Днем выезда Работника в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из Москвы, а днем прибытия из командировки – день прибытия транспортного средства в Москву. При отправлении транспортного средства до 24-х часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – следующие сутки. День выезда в служебную командировку (день приезда из служебной командировки) определяется по московскому времени отправления (прибытия) транспортного средства в соответствии с расписанием их движения. В случае отправления (прибытия) транспортного средства во время, отличное от расписания, фактическое время отправления (прибытия) подтверждается соответствующими справками или заверенными отметками на проездных документах.
  В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
  Если по объективным причинам Работник прибыл из командировки с задержкой, он должен представить помимо проездных билетов также оправдательные документы, подтверждающие причину задержки.
  Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.
3. Фактический срок пребывания Работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из командировки.
  В случае проезда Работника на основании приказа по Институту к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности Работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в соответствующей служебной записке (Приложение № 8 к настоящему Положению), которая представляется Работником по возвращении из командировки в бухгалтерию Института с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
  При отсутствии проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг и услуг иных средств размещения в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2025 г. № 1912.
  При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования Работником представляется служебная записка о фактическом сроке пребывания Работника в командировке, содержащая подтверждение принимающей Работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия/убытия Работника к месту командирования/из места командирования (Приложение № 9 к настоящему Положению).
4. Оплата труда Работника, находящегося в командировке, в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.
5. В случае изменения фактической даты прибытия из командировки по уважительной причине Работник представляет работодателю служебную записку с обоснованием причины изменения такой даты с приложением документов, подтверждающих ее уважительность (Приложение № 10 к настоящему Положению).
  В случае признания причины изменения Работником даты прибытия из командировки уважительной, на основании указанной служебной записки издается приказ об изменении даты прибытия Работника из командировки.
  В случае признания причины изменения Работником даты прибытия из командировки неуважительной, расходы на проезд от места командирования до места постоянного проживания Работнику не возмещаются.
6. В случае задержки в пути без уважительных причин Работнику за время задержки не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы по найму жилого помещения и другие расходы.
Временная нетрудоспособность Работника в период командировки
1. В случае наступления в период командировки временной нетрудоспособности Работник обязан незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах директора Института либо непосредственного руководителя/ руководителя научного коллектива.
2. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства, подлежат удостоверению оформленными надлежащим образом документами соответствующих медицинских учреждений:
  - листок нетрудоспособности (при наступлении временной нетрудоспособности на территории Российской Федерации);
  - справки и иные документы, подтверждающие временную нетрудоспособность, наступившую при командировании Работника за пределы Российской Федерации.
3. При наступлении временной нетрудоспособности в период командирования Работника за пределы Российской Федерации документы, подтверждающие его временную нетрудоспособность, выданные за границей, могут быть заменены на листки нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца в порядке, определенном законодательством Российской Федерации.
4. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
5. В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный Работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
Командировочные расходы
1. Работнику, направленному в командировку на территории Российской Федерации, возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), курортный сбор, взимаемый при командировании Работника на территорию субъектов Российской Федерации, перечисленных в Федеральном законе от 29.07.2017 № 214-ФЗ «О проведении эксперимента по развитию курортной инфраструктуры», и на федеральную территорию «Сириус», а также иные расходы, связанные с достижением цели командировки, осуществленные с разрешения руководства Института, не противоречащие законодательству Российской Федерации.
2. Работнику, направленному в командировку на территорию иностранного государства, кроме расходов, перечисленных в п. 5.1. настоящего Положения, дополнительно возмещаются:
  - расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  - обязательные консульские и аэродромные сборы;
  - сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  - расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
  - иные обязательные платежи и сборы.
3. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются на основании статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.
4. Возмещение командировочных расходов производится в размерах, установленных:
  1. Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» (с последующими изменениями и дополнениями) – Приложение № 11 к настоящему Положению.
    Возмещение расходов, превышающих размеры, установленные Приложением № 11, а также иных связанных со служебными командировками расходов (при условии, что они произведены Работником с разрешения или с ведома работодателя) производится за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности Института.
  2. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных и надбавок к суточным при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, федеральных органах исполнительной власти и федеральных государственных органах, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, а также о размере и порядке возмещения указанным военнослужащим дополнительных расходов при служебных командировках на территории иностранных государств» (с последующими изменениями и дополнениями) – Приложение № 12 к настоящему Положению.
  3. Постановлением Правительства РФ от 22.08.2020 № 1267 «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств федеральных государственных гражданских служащих, военнослужащих, проходящих военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, федеральных органах исполнительной власти и федеральных государственных органах, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба, работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений и признании утратившим силу пункта 10 постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812» (с последующими изменениями и дополнениями) (Приложение № 12 к настоящему Положению).
5. Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими документами, Работнику не возмещаются, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Положением.
6. При осуществлении расходов, связанных с командировкой, в форме безналичных платежей через платежные терминалы или сеть Интернет оплата расходов должна производиться личной банковской картой Работника.
7. Расходы, связанные с командировкой за пределы Российской Федерации, возмещаются по нормативам в рублевом эквиваленте, исходя из официального обменного валютного курса, установленного Центральным банком Российской Федерации на день представления Работником отчета о расходах подотчетного лица.
8. Если для окончательного расчета по командировке за пределы Российской Федерации Институту необходимо выплатить Работнику дополнительные денежные средства или Работником не получены средства на аванс, их выплата осуществляется в рублях по официальному обменному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на день представления Работником отчета о расходах подотчетного лица.
9. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, расходов по найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
10. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, с учетом положений Постановления Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» и п. 2.9 настоящего Положения осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Суточные расходы
1. За время нахождения в служебной командировке, в том числе и в пути к месту служебной командировки и обратно, Работнику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом п.п. 6.5, 6.6 настоящего Положения.
2. Выплата суточных производится в соответствии с предельными нормами, установленными для государственных бюджетных учреждений, и не более размеров, определяемых в соответствии с разделом 5 настоящего Положения.
3. При командировках в местность, откуда Работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
  Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения Работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается директором Института (лицом, его заменяющим) с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания Работнику условий для отдыха.
  Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с директором Института (лицом, его заменяющим) остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта Положения.
  В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет Институт.
4. За время нахождения в пути Работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:
  1. при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории Российской Федерации;
  2. при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок на территории иностранных государств.
5. При следовании Работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте (с учетом п. 5.7 настоящего Положения), а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
  Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
6. При направлении Работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (с учетом п. 5.7 настоящего Положения).
7. При направлении Работника в командировку на территорию государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
  В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению директора Института при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.
8. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой для командировок на территории иностранных государств.
9. Если Работник, направленный в служебную командировку за пределы Российской Федерации, обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, Институт выплату суточных не производит.
  Если принимающая сторона не выплачивает Работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, Институт выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных, установленных разделом 5 настоящего Положения.
Расходы по проезду
1. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если Работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату страхового взноса на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
2. Расходы по проезду возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
  - железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  - водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  - воздушным транспортом – в салоне экономического класса. При этом проездные документы оформляются (приобретаются) только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств - членов Евразийского экономического союза, за исключением случаев, если указанные авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования работника либо если оформление (приобретение) проездных документов на рейсы этих авиакомпаний невозможно ввиду их отсутствия на дату вылета к месту командирования работника и (или) обратно;
  - автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).
3. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные Работником расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, такие расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:
  - железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  - водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  - автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.
4. В случае невозможности возврата билетов в связи с решением об отмене командировки, болезнью Работника, переносом сроков командировки и по иным причинам расходы могут быть компенсированы по решению директора Института на основании документов, подтверждающих понесенные расходы.
5. Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортным предприятием предельных норм, не производится.
6. Расходы на приобретение проездного билета для проезда Работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, возмещаются Работнику.
7. Если после выполнения служебного поручения Работник не возвращается из командировки, а остается в месте командирования для проведения отпуска, в данном случае днем окончания командировки Работника считается последний день перед отпуском, а обратный билет от места проведения отпуска до места постоянной работы Работнику не оплачивается.
Расходы по найму помещения
1. Работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами в соответствии с предельными нормами, установленными для бюджетных учреждений, и не более размера, установленного разделом 5 настоящего Положения (кроме тех случаев, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение). При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты возмещаются в размерах, установленных действующим российским законодательством.
2. Расходы по найму жилого помещения возмещаются за каждые сутки нахождения в пункте служебной командировки со дня прибытия командированного Работника в пункт назначения и по день выезда из него.
3. Работнику при представлении подтверждающих документов оплачиваются также расходы на бронирование мест в гостиницах, а также по найму жилого помещения во время вынужденной остановки в пути, но не более размера, установленного разделом 5 настоящего Положения.
4. Если цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака, которая отдельной строкой не выделена, в составе расходов по найму жилого помещения учитывается вся указанная в счете сумма. Данная сумма входит в затраты на проживание и не облагается страховыми взносами.
  Если стоимость завтрака выделена в счете гостиницы отдельной строкой, то в расходы на проживание она не включается.
5. Если в гостиничных счетах, помимо непосредственных расходов на проживание, выделяется стоимость дополнительных услуг (за пользование телевизором, холодильником, утюгом и т.д.), стоимость таких услуг Институтом не возмещается.
Порядок представления отчета о командировке
1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки Работник в системе 1С БГУ заполняет отчет о расходах подотчетного лица (Приложение № 7 к настоящему Положению).
  В случае, когда сразу после окончания срока командировки Работнику предоставляется отпуск, трехдневный срок исполнения обязанности по заполнению отчета о расходах подотчетного лица начинает течь с первого рабочего дня после выхода Работника из отпуска.
2. Наряду с заполнением отчета о расходах подотчетного лица Работник передает в бухгалтерию оригиналы документов, подтверждающих размер произведенных расходов, с указанием формы их оплаты (наличные средства, чек, кредитная карта, безналичный расчет).
  Работник, командированный для участия в каком-либо мероприятии, помимо документов, указанных в абзаце 1 настоящего пункта Положения, передает программу мероприятия, материалы, полученные им как участником мероприятия, тезисы/текст доклада, иные материалы, подтверждающие участие Работника в мероприятии.
3. К отчету о расходах подотчетного лица прилагаются следующие документы:
  - документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения;
  - документы, подтверждающие уплату сборов/вознаграждения за оформление авиа- и/или железнодорожных билетов, иных комиссионных сборов;
  - документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно;
  - документы об иных расходах, связанных с командировкой;
  - ксерокопия отметок в заграничном паспорте (при командировании на территорию иностранного государства, за исключением случаев, когда следование на территорию иностранного государства осуществляется на основании паспорта гражданина Российской Федерации).
4. Если документы на проезд были оформлены в электронной форме, то для подтверждения расходов нужно иметь:
  - маршрут/квитанцию электронного пассажирского авиабилета (распечатку электронного документа на бумажном носителе);
  - посадочный талон;
  - контрольный купон электронного железнодорожного билета.
5. Проезд автобусами, трамваями, троллейбусами подтверждается билетами и квитанциями, оформленными на бланках строгой отчетности по установленной форме.
6. В случае утери билета (посадочного талона) подтверждающим документом может служить дубликат проездного документа, копия экземпляра, запрошенного в транспортной компании или иной документ, содержащий информацию о пассажире, номере рейса, дате и времени отправления и прибытия, стоимости проездного документа.
7. В случае проезда Работника на основании письменного решения директора Института к месту командирования и/или обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности Работника или в собственности третьих лиц, необходимо представить путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки на покупку горюче-смазочных материалов и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
8. В случае оплаты Работником за счет собственных средств нижеуказанных расходов на проезд и оформления документов к отчету о расходах подотчетного лица также прилагаются:
  - документы, подтверждающие расходы на проезд до места назначения и обратно, если указанные расходы производились им лично;
  - документы, подтверждающие расходы по получению виз, если указанные действия не производились Институтом.
9. Расходы по найму помещения подтверждаются:
  - квитанцией (талоном) о заключении договора на проживание в гостинице;
  - кассовым чеком;
  - договором найма жилого помещения, действующим в период командировки и платежными документами, свидетельствующими о совершении платежей по такому договору;
  - при командировках за пределы Российской Федерации – счетом отеля, оформленным в соответствии с требованиями соответствующего иностранного государства.
10. Расходы по оплате организационного взноса за участие в конференциях/симпозиумах/семинарах, проводимых на территории иностранных государств, должны быть подтверждены письмом оргкомитета соответствующего научного мероприятия с указанием размера взноса (скриншотом с сайта мероприятия с указанием размера взноса) и документом, подтверждающим оплату организационного взноса командируемым.
  При командировке на территории Российской Федерации к отчету о расходах подотчетного лица прилагаются следующие документы по оплате организационного взноса: договор, акт об оказанных услугах, документ, подтверждающий оплату.
11. После заполнения и подписания Работником, а также руководителем структурного подразделения отчета о расходах подотчетного лица бухгалтер проверяет представленные Работником документы, сопоставляя фактические расходы (по каждому виду расходов) с запланированными расходами, отраженными в соответствующем решении о командировании.
  Если фактические расходы не превышают запланированные, а документы составлены без нарушений, бухгалтер принимает их к учету по источникам финансирования, указанным в решении о командировании.
  Если фактические расходы превышают запланированные или представленные документы составлены с нарушением, Работник оформляет служебную записку согласовании командировочных расходов, не предусмотренных решением о командировании (Приложение № 14 к Положению), в следующем порядке:
  - служебная записка составляется Работником отдельно на каждую сумму перерасхода / неправильно оформленный документ;
  - в поле «служебные отметки бухгалтера» бухгалтер поясняет причину ее составления служебной записки;
  - в поле «служебные отметки заведующего планово-экономическим отделом» заведующий планово-экономическим отделом на основании пояснений бухгалтера присваивает перерасходу по командировке источник финансирования, затем соотносит запрашиваемую потребность в возмещении командировочных расходов с показателями утвержденного плана финансово-хозяйственной деятельности и ставит соответствующую отметку о наличии/отсутствии средств, которая будет перенесена в 1С БГУ;
  Лицо, в полномочия которого входит согласование командировочных расходов, не предусмотренных решением о командировании (первый заместитель директора, а в случае его отсутствия – директор/лицо, его заменяющее), основываясь на служебной информации, указанной в служебной записке ответственными должностными лицами, разрешает принять перерасход к учету или отказывает в нем.
12. По завершении проверки отчета о расходах подотчетного лица отчет – в порядке, определенном графиком документооборота, предусмотренным Учетной политикой для целей бухгалтерского учета Федерального государственного бюджетного учреждения науки Математического института им. В.А. Стеклова Российской академии наук – подписывается:
  - бухгалтером: за ответственное лицо Учреждения (уведомление о поступлении отчета на проверку); за ответственного исполнителя бухгалтерской службы (подразделы 1.1, 1.2 раздела 1);
  - главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера): раздел 4;
13. После подписания в системе 1С БГУ отчета о расходах подотчетного лица Работником, руководителем структурного подразделения, бухгалтером, главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) отчет утверждается первым заместителем директора (в случае его отсутствия – директором/лицом, его заменяющим).
14. Бухгалтер распечатывает утвержденный отчет о расходах подотчетного лица и архивирует с приложением документов, подтверждающих расходы в командировке.
15. Остаток денежных средств от денежного аванса свыше суммы, использованной в соответствии с утвержденным отчетом о расходах подотчетного лица, подлежит возвращению работником на лицевой счет Института не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.
  В случае невозвращения Работником остатка средств от денежного аванса в срок бухгалтерия на основании абз. 3 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации вправе удержать из заработной платы Работника данную сумму с учетом предельной суммы удержания, установленной ст. 138 Трудового кодекса Российской Федерации.
16. Все документы должны быть оформлены на русском языке. Документы, составленные на иных языках, принимаются к учету с приложением в обязательном порядке дословного перевода на русский язык, удостоверенного надлежащим образом.